Инвентаризация склада: ежемесячная процедура в IZI

Инвентаризация склада: ежемесячная процедура в IZI

Инвентаризация — это сверка того, что физически есть на складе, с тем что написано в системе. Проводится раз в месяц как плановая процедура и внепланово при необходимости. По итогам расхождения фиксируются, остатки выравниваются, и следующий период начинается с точными данными.

Зачем это нужно

Даже при корректно настроенном складе данные расходятся с реальностью по нескольким причинам: неучтённое внутреннее потребление, мелкий бой, ошибки при вводе поступлений, продажи без оформления. Без инвентаризации ошибки накапливаются месяцами, и к моменту когда что-то становится заметным — разобраться в причинах уже сложно.

Регулярная инвентаризация также:

• даёт точную базу для расчёта COGS и маржи
• выявляет позиции с аномальными потерями (потенциальное хищение или проблема с нормой списания)
• помогает планировать следующую поставку на основе реальных остатков

Подготовка

За день до инвентаризации:

1. Сверьте ожидаемые остатки. Просмотрите раздел Бар → Склад и запомните или запишите позиции с критически низким остатком — их нужно проверить первыми.

2. Согласуйте время. Оптимально — начало смены или первые 30 минут до открытия бара. Предупредите команду что в этот промежуток заказы через бар не принимаются (опционально, но повышает точность).

3. Подготовьте инструмент пересчёта. Можно работать прямо в CRM — открыть форму инвентаризации на планшете или телефоне и вносить числа по ходу пересчёта. Или распечатать список позиций заранее и после перенести данные.

4. Убедитесь что открыта смена. Без открытой смены создать инвентаризацию невозможно.

Процедура пересчёта

Открыть форму инвентаризации

Бар → Склад → Инвентаризация → Новая инвентаризация

Система сформирует список всех позиций с текущими остатками по данным CRM. Эти данные — «системная» сторона сверки. Ваша задача — ввести «фактическую» сторону.

Физический пересчёт

Пройдитесь по складу позиция за позицией:

• Считайте физически: банки, бутылки, упаковки
• Используйте единицу измерения системы (если в системе единица — «банка», не пересчитывайте в «упаковки»)
• Не пропускайте позиции: пропущенная позиция считается как «не пересчитана» и не войдёт в расхождение

Если позиция хранится в нескольких местах (часть в холодильнике, часть в подсобке) — суммируйте перед вводом.

Ввод фактических остатков

По каждой позиции введите то число, которое вы физически насчитали. Система в соседней колонке покажет что было по данным.

Сохраняйте прогресс если инвентаризация занимает больше 15–20 минут: форма позволяет прерваться и продолжить. До нажатия «Завершить» изменения в системных остатках не производятся.

Особые случаи при пересчёте

Вскрытые упаковки. Посчитайте остаток в штуках, не упаковках. Если в системе упаковка как единица — переведите: вскрытая упаковка из 6 банок, осталось 4 банки = 4 шт (если единица «шт») или 0.67 упаковки (если единица «уп»). Договоритесь о правиле заранее и используйте его последовательно.

Товар в пути (поставка в этот день). Если поставка уже физически пришла, но не оформлена в системе — не учитывайте её в инвентаризации. Сначала оформите поступление, потом проводите инвентаризацию.

Позиции с нулевым остатком по системе. Всё равно проверьте физически — иногда там обнаруживается незарегистрированный остаток (товар принят но не оприходован).

Анализ расхождений

Когда все позиции заполнены, система покажет сводную таблицу:

Позиция	По системе	По факту	Расхождение
Позиция А	12	10	−2
Позиция Б	8	9	+1
Позиция В	24	24	0

Расхождение в минус — товара меньше чем должно быть. Возможные причины:

• Внутреннее потребление не было оформлено ручным списанием
• Бой или просрочка не списались
• Ошибка при предыдущей приёмке (занесено больше чем получено)
• Продажи без регистрации

Расхождение в плюс — товара больше чем должно быть. Возможные причины:

• Дублированная продажа в системе (списано дважды)
• Товар был в системе как списанный, но физически не убран
• Ошибка в предыдущей инвентаризации

Небольшие расхождения (±1–2 единицы по высокооборотным позициям) — норма. Систематические большие расхождения по одним и тем же позициям — повод для расследования.

Подробный алгоритм расследования → Расхождение инвентаризации: алгоритм.

Завершение инвентаризации

После проверки расхождений нажмите Завершить. Система:

• Обновит остатки до фактических значений
• Создаст запись в истории движений (тип: Инвентаризация, дата, сотрудник)
• По позициям с минусом создаст корректирующее списание
• По позициям с плюсом создаст корректирующий приход

Изменить данные после завершения нельзя — операция финальная. Если обнаружили ошибку в уже завершённой инвентаризации — исправляйте через ручное поступление или списание с пояснением.

После инвентаризации

Планирование поставки

Теперь у вас точные остатки. Сравните с нормативом (сколько нужно на следующие 1–2 недели) и сформируйте заявку поставщику.

Анализ проблемных позиций

Если по одной позиции третий раз подряд минус — это не случайность. Варианты действий:

• Временно ограничьте доступ к складу и проверьте кто имеет право на ручные операции
• Включите фиксацию внутреннего потребления: чай/кофе для сотрудников тоже должны уходить через списание с причиной «Внутреннее использование»
• Проверьте нормы списания: возможно, позиция расходуется быстрее из-за особенностей хранения (большие потери при разливе)

Документирование

Результат инвентаризации сохраняется в истории IZI. Для внешней отчётности (бухгалтер, налоговая) можно выгрузить данные из раздела Склад → История движений, отфильтровав по типу «Инвентаризация» и нужному периоду.

Фискальные аспекты (для регулируемых регионов)

В регионах с обязательной маркировкой товаров (Честный знак — Россия) инвентаризация имеет дополнительное измерение: расхождения по маркированным позициям нужно отражать в систему маркировки. Конкретный порядок действий зависит от требований регулятора вашего региона — уточните у бухгалтера или оператора ЭДО.

Полезные ссылки

• Расхождение инвентаризации: алгоритм разбора — что делать когда нашли большое расхождение
• Списание просрочки и боя — как оформлять потери до инвентаризации
• Отчёт COGS и маржа — как инвентаризация влияет на финансовые показатели
• Первая приёмка товара — корректный ввод поступлений снижает расхождения