Расхождение инвентаризации: алгоритм разбора и устранения

Расхождение инвентаризации: алгоритм разбора и устранения

Расхождение при инвентаризации — не всегда хищение. Чаще это ошибка данных: пропущенное поступление, неверно указанная единица измерения, дублированное списание. Алгоритм помогает найти реальную причину за 15–30 минут.

Четыре категории причин

Прежде чем начинать расследование, полезно знать куда смотреть. Расхождение в минус (факта меньше чем по системе) объясняется одним из четырёх типов:

Тип	Признаки
Ошибка данных	Разовое расхождение, объяснимое конкретной операцией; не повторяется после исправления
Неучтённые потери	Бой, просрочка, внутреннее потребление — расход был, но списание не оформлялось
Ошибка учёта продаж	Продажа прошла физически, но не зафиксирована в системе
Хищение	Системное расхождение по одним позициям, не объяснимое историей, коррелирует с определёнными сменами

Расхождение в плюс (факта больше чем по системе) обычно означает:

• Приёмка пришла, но не оформлена в системе
• Дублированное ручное списание (списали дважды то что реально ушло один раз)
• Ошибка в предыдущей инвентаризации

Алгоритм разбора

Шаг 1. Зафиксируйте расхождение

Сначала завершите инвентаризацию в системе — зафиксируйте факт. Разбираться в причинах можно после. Не откладывайте завершение в надежде «ещё раз пересчитать» — это создаёт путаницу в истории.

Шаг 2. Откройте историю движений по проблемной позиции

Бар → Склад → История движений → фильтр по позиции + период с даты последней инвентаризации до текущей.

Вы увидите все операции: поступления, продажи через бар, ручные списания, корректировки. Сверьте суммарный итог:

Остаток на начало периода
+ Поступления
− Продажи через бар
− Ручные списания
= Ожидаемый остаток на конец периода

Если ожидаемый остаток совпадает с системным, но не с фактом — ищите физическую причину (потери, хищение). Если не совпадает с системным — ошибка в данных.

Шаг 3. Проверьте поступления

Были ли поставки за период которые не оформлены в системе? Спросите у того кто принимал товар. Неоформленное поступление — самая частая причина расхождения в минус: физически товар пришёл и продаётся, а в системе его нет.

Проверка: сравните даты поступлений в системе с датами накладных из папки. Каждая накладная должна иметь соответствующее поступление в IZI.

Шаг 4. Проверьте ручные списания

Все ли потери были оформлены? Был ли бой в этот период, истёкшие сроки, подарки клиентам? Если потери были но не списывались — расхождение объясняется именно этим.

Решение: оформите ручные списания с указанием реальных причин и дат. При следующей инвентаризации этого расхождения по этой причине не будет.

Шаг 5. Проверьте единицы измерения

Специфическая, но частая ошибка: поступление оформлялось в упаковках (ящик = 24 банки), а продажи считаются в штуках. Или наоборот.

Как проверить: откройте карточку позиции и посмотрите историю поступлений и продаж — совпадает ли единица измерения. Если нет — посчитайте коэффициент пересчёта и проверьте объяснит ли он расхождение.

Шаг 6. Проанализируйте паттерн расхождений

Если шаги 3–5 не объяснили расхождение — смотрите шире:

• По каким ещё позициям расхождение? Если только по одной высокоценной позиции — подозрительнее чем по всем напиткам понемногу.
• В какие смены? Выгрузите продажи и ручные операции с разбивкой по сотрудникам. Если расхождение коррелирует с одним администратором — это важный сигнал.
• Давно ли началось? Если это первый месяц после новой приёмки с другой единицей измерения — скорее ошибка данных. Если уже третья инвентаризация подряд — системная проблема.

Матрица причин и решений

Причина	Решение	Превентивная мера
Не оформлена приёмка	Оформить поступление постфактум	Правило: накладная = поступление в тот же день
Потери не списывались	Оформить ручные списания с реальными датами	Культура фиксации: каждый разбитый товар — списание сразу
Ошибка в единице измерения	Скорректировать историю или карточку позиции	Проверить при первой настройке позиции
Дублированное поступление	Ручное списание на лишнее количество	Проверять перед подтверждением поступления
Продажа без регистрации	Провести пересчёт кассы, разобрать с администратором	Обязательное использование CRM для всех продаж
Хищение	Акт, разбор с сотрудником, изменение политики доступа	Разделение доступа к складу и кассе

Аудитный поток для управляющего

Если расхождение регулярное или крупное:

1. Зафиксируйте письменно — акт инвентаризации с подписями (вы + сотрудник смены)
2. Ограничьте доступ — временно закройте доступ к складу для всех кроме управляющего
3. Проведите внеплановую инвентаризацию через 3–5 дней — если расхождение исчезло, значит проблема в конкретных сменах или сотрудниках
4. Посмотрите видеозапись если есть камера на складе или в зоне бара
5. Измените порядок доступа — кто может оформлять поступления и списания

После разбора

После того как причина найдена и устранена:

• Зафиксируйте корректирующие операции (поступление или списание) с чётким комментарием
• Проведите следующую инвентаризацию через 1–2 недели (не через месяц) — убедитесь что расхождение не повторяется
• Если причина была в процессе — обновите инструкцию для администраторов

Связанные страницы

• Инвентаризация склада: процедура — как правильно проводить инвентаризацию
• Списание просрочки и боя — как фиксировать потери
• Первая приёмка товара — как не допускать ошибок при поступлениях
• FIFO в IZI — как IZI считает себестоимость при расхождениях