Списание просрочки и боя в IZI: типы, процедура, оформление

Списание просрочки и боя в IZI: типы, процедура, оформление

Ручное списание — операция для потерь без продажи. Всё что выбыло со склада не через кассу должно быть зафиксировано через списание: иначе система показывает остатки которых физически нет, и инвентаризация постоянно даёт минус.

Типы потерь и их оформление

Истечение срока годности (просрочка)

Когда: товар достиг даты окончания срока годности и не подлежит продаже.

Процедура: списание с причиной «Истечение срока годности». Рекомендуется проверять сроки раз в неделю — особенно по молочным продуктам, соусам, товарам с коротким сроком.

Фиксация: укажите в комментарии дату истечения срока и позицию в накладной. Это поможет при разборе с поставщиком если срок вышел быстро.

Бой и механические повреждения

Когда: разбилась бутылка или банка, упаковка повреждена так что товар нельзя продать, товар деформирован при хранении.

Процедура: списание сразу по факту обнаружения — не откладывать до инвентаризации. Причина «Бой / порча».

Минимизация: проверяйте условия хранения: бутылки не должны стоять на краю полки, нижние ряды не должны быть под давлением верхних тяжёлых упаковок.

Подарки и угощения клиентам

Когда: товар передан клиенту без оплаты — победителю турнира, постоянному клиенту в день рождения, по промо-акции.

Процедура: ручное списание с причиной «Подарок» или «Промо». Указывайте в комментарии повод.

Почему нельзя игнорировать: подарки — это реальный расход себестоимости. Если не фиксировать, они будут выявляться как «недостача» при инвентаризации и смешиваться с реальными потерями.

Внутреннее потребление

Когда: товар использован для сотрудников (чай, кофе, перекусы смены).

Процедура: ручное списание с причиной «Внутреннее использование». Удобнее делать одной операцией в конце смены, а не по каждой чашке чая.

Рекомендация: установите норму потребления на смену (например, 2 пачки чая, 1 пачка сахара) и списывайте по норме. Если факт регулярно превышает норму — пора пересмотреть политику.

Пошаговая процедура списания

1. Перейдите в раздел списаний

Бар → Склад → Списания → Новое списание

2. Выберите позицию

Введите название или выберите из категории. Система покажет текущий остаток.

3. Укажите количество

Введите количество к списанию. Нельзя списать больше чем есть на остатке — система не позволит уйти в минус.

4. Выберите причину

Список причин настраивается в вашей версии CRM. Типичные варианты:

• Бой / порча
• Истечение срока годности
• Внутреннее использование
• Подарок / промо
• Недостача

Выбирайте максимально точную причину — это важно для анализа потерь в разрезе категорий.

5. Добавьте комментарий

Обязательно для крупных списаний: «6 банок Red Bull, разбиты при разгрузке 31.05». Для регулярного внутреннего потребления можно использовать стандартный комментарий «Смена [дата]».

6. Подтвердите

Нажмите Списать. Остаток уменьшится немедленно. Запись появится в истории движений.

Контроль и утверждение управляющим

Разграничение по суммам защищает от злоупотреблений:

Тип списания	Кто оформляет
1–3 единицы, мелкие позиции	Администратор смены самостоятельно
Более 5 единиц любой позиции	Только управляющий или с его подтверждением
Дорогостоящие позиции	Только управляющий
Маркированные товары (алкоголь, табак)	По регламенту региона (см. ниже)

Это правило устанавливает владелец клуба — в системе его можно реализовать через ограничение прав роли «Администратор» на максимальное количество единиц в одном списании.

Фискальные требования в регулируемых регионах

Россия

В России списание маркированных товаров (алкоголь, пиво, безалкогольные напитки с обязательной маркировкой, табак, молочная продукция) требует передачи данных в государственные системы маркировки:

• ЕГАИС — для алкоголя и пива
• Честный знак — для прочей маркированной продукции (вода, молочка, табак)

Операция списания в IZI фиксирует выбытие в CRM. Для передачи данных в ЕГАИС / Честный знак используйте соответствующий модуль или интеграцию. Подробнее про работу с Честным знаком → Честный знак: маркировка.

Акты на уничтожение просроченного алкоголя составляются по форме, установленной Росалкогольрегулированием. Проконсультируйтесь с бухгалтером по конкретным требованиям вашей лицензии.

Другие регионы

В большинстве регионов требования к оформлению списания просрочки и боя регулируются внутренней политикой предприятия. Рекомендуется хранить акты на списание крупных партий (подписанные управляющим) на случай налоговой проверки.

Анализ потерь

Регулярно проверяйте: Бар → Склад → История движений, фильтр «Тип: Списание», нужный период.

Что смотреть:

• Какие позиции списываются чаще всего
• Динамика по причинам: если «бой» растёт — проблема хранения; если «внутреннее использование» — пора ввести норму; если «недостача» стабильная — сигнал для расследования

Выявленные тренды можно использовать для пересмотра ассортимента (убрать позиции с высокими потерями), пересмотра поставщика (если бой идёт при доставке) или корректировки нормы внутреннего потребления.

Связанные страницы

• Инвентаризация склада: ежемесячная процедура — как выявлять потери систематически
• Расхождение инвентаризации: алгоритм — что делать когда потери велики
• Первая приёмка товара — корректная приёмка снижает будущие расхождения
• Честный знак (Россия) — требования к маркированным товарам