Отчёт по товарам — Склад в IZI CRM

Отчёт по товарам — Склад: учёт запасов бара в компьютерном клубе

Раздел «Склад» в отчёте по товарам IZI CRM решает одну практическую задачу владельца клуба: дать точный ответ на вопрос «сколько чего есть прямо сейчас и что с этим происходило». Это не абстрактная бухгалтерия — это инструмент, который помогает не допустить ситуации, когда популярный энергетик закончился в пятницу вечером, а вы об этом узнали только по жалобам гостей.

Здесь вы видите текущие остатки по каждой позиции ассортимента бара, полную историю складских операций и результаты инвентаризаций. Чтобы остатки оставались достоверными, IZI автоматически уменьшает количество каждой позиции при каждой продаже через кассу бара — это снимает с сотрудников ручную работу по списанию обычных продаж. Задача команды сводится к двум вещам: правильно оформлять приходы новых партий и фиксировать нестандартные ситуации — порчу, бой, пересорт.

Раздел открывается через Аналитика → Отчёт по товарам → Склад. Ключевой принцип: системный остаток достоверен ровно настолько, насколько аккуратно фиксируются все операции. Если хотя бы одно звено пропускается — данные расходятся с реальностью и теряют ценность для принятия решений. Именно поэтому дисциплина учёта важнее частоты инвентаризаций: лучше фиксировать каждое движение товара в моменте, чем раз в неделю исправлять накопившиеся расхождения.

Из чего состоит складской отчёт

Раздел «Склад» охватывает три блока данных: текущие остатки, историю операций и инвентаризации.

Текущие остатки

Таблица остатков показывает каждую активную позицию ассортимента с её текущим количеством в системе. Столбцы стандартного вида:

Поле	Что показывает	Как использовать
Позиция	Название из каталога бара	Поиск и фильтрация
Остаток (шт.)	Системное количество на текущий момент	Сравнивайте с физическим остатком при инвентаризации
Категория	Группа товара (напитки, снеки, горячее)	Фильтр для быстрого анализа сегмента
Закупочная цена	Последняя зафиксированная цена прихода	Основа для расчёта маржи
Минимальный остаток	Установленный порог пополнения	Позиции ниже порога выделяются как требующие заказа

Если в поле «Минимальный остаток» установлено значение, IZI отмечает позицию как критическую при падении ниже него. Это простой, но рабочий инструмент против ситуации «кончилась вода в пятницу вечером».

История операций

Журнал складских операций — хронологическая лента всех событий, повлиявших на остатки:

• Приход — поступление от поставщика
• Списание — потери (порча, бой, утеря, производственные потери при приготовлении)
• Инвентаризация — ручная корректировка после пересчёта
• Автосписание — автоматическое уменьшение при продаже через кассу бара

Фильтрация по типу операции, периоду и конкретной позиции позволяет быстро найти причину расхождения. Например: остаток по энергетикам меньше ожидаемого → фильтруем за последние 7 дней → видим что в прошлую среду прошло списание 12 штук без комментария → идём разбираться с конкретной сменой.

Инвентаризации

В этом блоке хранится история плановых и внеплановых сверок физических остатков с системными. Каждая запись инвентаризации показывает дату, кто проводил, и расхождение по позициям (плюс или минус).

---

Как проводить инвентаризацию в IZI

Инвентаризация — единственный способ синхронизировать систему с реальностью, если накопились непровёденные операции или есть подозрение на расхождение.

Шаг 1. Выберите момент. Оптимально — в начале или конце смены, когда активные продажи приостановлены. Инвентаризация в разгар работы бара даст неточный результат: пока вы считаете, система уже списывает.

Шаг 2. Физически пересчитайте товар. Пересчитывайте весь ассортимент или только те позиции, по которым есть сомнения. Фиксируйте числа на бумаге или в телефоне — до внесения в систему.

Шаг 3. Перейдите в Склад → Инвентаризация. Система покажет текущие системные остатки. Введите фактические числа рядом с каждой позицией. IZI автоматически рассчитает разницу.

Шаг 4. Проверьте расхождения перед подтверждением. Большое расхождение по позиции — не спешите подтверждать. Проверьте историю операций за период: возможно, приход просто не был внесён в систему. Если расхождение объяснено — сначала проведите недостающую операцию, потом инвентаризацию.

Шаг 5. Подтвердите. После подтверждения остатки обновляются, инвентаризация записывается в историю с именем сотрудника, датой и временем.

---

Управление запасами: рабочая методология

Складской учёт — не самоцель. Он нужен для двух практических вещей: не допускать дефицита популярных позиций и не замораживать лишние деньги в неходовом товаре.

Точка перезаказа

Чтобы не делать заказ «на глаз», посчитайте точку перезаказа для каждой значимой позиции:

Точка перезаказа = Дневной расход × Срок доставки (дней) + Страховой запас

Дневной расход по позиции = количество проданных штук за месяц ÷ 30. Страховой запас — обычно 1–2 дня расхода, чтобы не оказаться с нулём при задержке поставщика. Остаток опустился ниже точки перезаказа — пора формировать заявку.

Установите рассчитанное значение как «Минимальный остаток» в карточке позиции IZI, и система будет сигнализировать автоматически.

Оборачиваемость: деньги не должны лежать в товаре

Оборачиваемость запасов показывает насколько быстро вы «прокручиваете» вложения в товар. Формула:

Оборачиваемость = Себестоимость продаж за период / Средний остаток за период

Средний остаток = (остаток на начало + остаток на конец) ÷ 2. Себестоимость продаж = количество проданных штук × закупочная цена.

Низкая оборачиваемость по позиции означает: вы держите много товара, но продаёте мало. Это замороженные деньги. Решение — либо активнее предлагать позицию, либо убрать её из ассортимента и вложить средства в то, что покупают. Подробнее о работе с ассортиментом — в руководстве по росту доли заказов в баре.

Правило: каждая операция — в систему

Главная причина расхождений — операции, которые произошли физически, но не зафиксированы в IZI:

• Привезли товар и разложили без оформления прихода → система не знает
• Администратор взял напиток «себе», не пробив → система не знает
• Разбили бутылку и выбросили без списания → система не знает

Договоритесь с командой: любое движение товара = операция в системе в тот же момент. Это не бюрократия — это единственный способ, чтобы данные отчёта были полезны.

---

Приходы: как правильно принимать товар

Приход в IZI — это операция увеличения остатков при поступлении новой партии от поставщика.

Как оформить приход:

1. Перейдите в Склад → Приход (или Аналитика → Отчёт по товарам → Склад → Приход)
2. Выберите позицию из каталога
3. Введите количество — строго по накладной, не «на глаз»
4. Введите закупочную цену из накладной — это критично для расчёта маржинальности в аналитике
5. При необходимости укажите поставщика и номер накладной
6. Подтвердите — остатки обновятся немедленно

Важно: если закупочная цена изменилась по сравнению с предыдущей поставкой — обязательно вводите новое значение. IZI обновит закупочную цену в карточке позиции, и аналитика маржи станет отражать актуальную ситуацию.

---

Списания: что фиксировать и зачем

Списание уменьшает остаток без продажи — это фиксация потерь. Оформляется через Склад → Списание.

Основные типы потерь в баре клуба:

Тип	Пример	Важность фиксации
Бой	Разбилась банка при переноске	Высокая — без фиксации остаток завышен
Порча / просрочка	Истёк срок годности молока	Высокая — распространённая потеря
Производственные потери	Перелили молоко при приготовлении кофе	Средняя — набирается в сумме
Утеря	Позиция исчезла, причина неизвестна	Критичная — требует разбора
Отмена заказа	Приготовили, клиент отказался	Высокая — деньги вернули, товар ушёл

Подробная инструкция по оформлению каждого типа — в разделе Списания и порча в баре.

Контроль уровня потерь

Нормальный ориентир потерь для бара — 1–3% от оборота бара. Считается просто:

Потери % = Сумма себестоимости списаний за период / Выручка бара за период × 100%

Выше 4–5% — сигнал к разбору: либо проблема с хранением, либо неаккуратность при приготовлении, либо что-то серьёзнее. Сравните уровень потерь по сменам — если у одной смены стабильно выше, начните с разговора с сотрудником.

---

Как складской отчёт связан с другими разделами

Склад не работает в изоляции — данные из него питают несколько смежных отчётов:

Вопрос	Куда смотреть
Сколько продали каждой позиции за период?	Отчёт по товарам — Товары
Как менялись остатки в хронологии?	Отчёт по товарам — Движение
Какова общая выручка бара за смену?	Отчёт по товарам — Обзор
Сколько зарабатываю на каждой позиции?	Маржа на баре
Как снизить потери при приготовлении?	Списания и порча в баре

---

Частые вопросы

Как понять что данные склада достоверны?

Регулярно сверяйте: раз в неделю физически проверьте 5–10 позиций с наибольшим оборотом и сравните с системными остатками. Если расхождений нет — учёт ведётся корректно. Если постоянно есть минус по одним и тем же позициям — ищите незафиксированное звено.

Нужно ли делать инвентаризацию каждую смену?

Полный пересчёт всего ассортимента каждую смену — избыточно для большинства клубов. Рациональная периодичность: высокооборотные напитки — раз в день, снеки и ингредиенты — раз в 2–3 дня, редкие позиции — раз в неделю. Внеплановую инвентаризацию проводите при любом подозрении на расхождение.

Что делать если остаток уходит в минус?

Отрицательный остаток означает что система зафиксировала продажи больше, чем было принято в приход. Причины: пропущенный приход, ошибка в количестве при предыдущем приходе, или позиция была принята под другим названием. Проверьте историю операций, найдите пропущенный приход и оформите его ретроспективно с правильной датой.

Влияет ли списание на кассовый отчёт смены?

Нет. Списание — складская операция. В отчёт по смене попадают только кассовые транзакции (продажи, пополнения). Списание уменьшает остатки и фиксируется в складском журнале, но не создаёт движения денег.

Одна точка роста — закупочные цены: если они не заполнены, аналитика маржи по бару недоступна, а это означает управление «вслепую» по прибыли. Заполните их — займёт 10–15 минут на типовой ассортимент.