Списания и порча в баре: как оформлять и контролировать

Списания и порча в баре: как оформлять и контролировать

Потери в баре неизбежны: что-то разобьётся, что-то испортится, что-то уйдёт в расход при приготовлении. Важно фиксировать каждую такую ситуацию в системе — иначе остатки расходятся с реальностью, аналитика врёт, и непонятно где дырка.

Типы списаний

Бой и утеря

Физическое повреждение: упала и разбилась бутылка, банка помялась до непригодного вида, упаковка порвалась. Утеря: позиция исчезла, а кто и куда — неизвестно.

Причина при создании операции: «Бой» или «Утеря».

Порча и истёкший срок годности

Товар испортился: просрочка, неправильное хранение, изменение консистенции или запаха. Применимо к молоку, сокам, выпечке, скоропортящимся снекам.

Причина: «Порча» или «Истёк срок годности».

Потери при приготовлении

Расход ингредиентов сверх стандартного рецепта: пролили молоко при взбивании, сироп капнул мимо, пережгли кофе и переварили заново. Это нормальная рабочая потеря, но её нужно фиксировать.

Причина: «Производственные потери».

Отмена заказа с приготовленным товаром

Заказ отменили после того как товар уже приготовили. Физически товар есть, деньги вернули — нужно списать товар.

Причина: «Отмена заказа».

Как оформить списание в IZI

Шаг 1. Зафиксируйте факт

Прежде чем идти в систему — убедитесь что факт ясен: что именно, сколько единиц, причина. Для крупных или дорогостоящих списаний — сфотографируйте испорченный товар.

Шаг 2. Откройте операцию списания

Перейдите в Склад → Списание (или Бар → Склад → Списание).

Шаг 3. Заполните операцию

Позиция — выберите из каталога.

Количество — число единиц к списанию.

Причина — выберите тип из списка: бой, порча, утеря, производственные потери, отмена заказа.

Комментарий — обязателен для любого списания. Что конкретно произошло: «разбил при переноске», «истёк срок годности 30 мая», «пролил при приготовлении кофе». Без комментария списание выглядит подозрительно при проверке.

Фото — прикрепите если есть, особенно для:

• Единиц дороже среднего по ассортименту
• Количества больше 3–5 штук за раз
• Любой утери (нет физического доказательства)

Шаг 4. Подтвердите

Нажмите «Подтвердить». Остатки уменьшаются немедленно. Операция записывается в историю.

Если настроено подтверждение управляющего — операция уйдёт на согласование. До подтверждения остатки могут не обновиться (зависит от настроек).

Кто подтверждает списание

Рекомендуемые уровни контроля:

Самостоятельно (администратор):

• 1–2 единицы недорогой позиции (вода, снеки)
• Явный бой с видимым повреждением
• Производственные потери в пределах нормы

Нужно подтверждение управляющего:

• Любое списание дорогостоящей позиции
• Более 5 единиц за раз
• Утеря (нет физического доказательства)
• Суммарное списание за смену выше установленного порога

Настройте пороги в правах доступа ролей IZI — это снижает риск злоупотреблений без лишней бюрократии для мелких операций.

Инвентаризация как инструмент контроля потерь

Регулярная инвентаризация выявляет расхождения которые не были задокументированы списаниями.

Как это работает:

1. Пересчитайте фактические остатки физически
2. Введите числа в Склад → Инвентаризация
3. Система покажет расхождения: где факт меньше системного значения — это незафиксированные потери

Расхождение → разбор: что произошло? Если объяснение есть (бой который забыли оформить) — создайте ретроспективное списание. Если объяснения нет — значит потери неизвестного происхождения.

Рекомендуемая частота:

Тип позиций	Частота инвентаризации
Напитки с высоким оборотом	Раз в смену
Снеки, десерты	Раз в день
Ингредиенты для горячих напитков	Раз в смену
Редко продаваемые позиции	Раз в неделю

Про процедуру инвентаризации при закрытии смены → Процедура бара при открытии и закрытии смены.

Как контролировать уровень потерь

Показатель: потери как % от оборота бара

Потери % = Сумма списаний за период / Выручка бара за период × 100%

Ориентиры:

• До 2% — хороший результат
• 2–4% — нормально для бара с горячими напитками
• Выше 5% — повод для разбора

Сумму списаний смотрите в Склад → История операций → фильтр «Списание» за период. Выручку бара — в отчёте смены.

Разбор по типам причин

Если большинство списаний — «бой», ищите проблему в хранении или транспортировке. Если «порча» — в управлении запасами (слишком большие закупки скоропортящегося). Если «утеря» — возможная проблема контроля.

Паттерн по сменам

Сравните уровень потерь между сменами. Если у одного бармена стабильно выше — обучение или дисциплинарный разговор.

Фискализация списаний

Списание в баре — складская операция, не кассовая. Оно не попадает в фискальный чек и не влияет на X-отчёт смены напрямую.

Если ваш клуб работает с онлайн-кассой (РФ и другие юрисдикции с обязательной фискализацией) — списание товара не требует чека коррекции. Чек нужен только при возврате денег покупателю (отмена оплаченного заказа). Уточните требования для вашей юрисдикции у бухгалтера.

Что дальше

• Процедура бара при открытии и закрытии смены — когда и как проводить инвентаризацию
• Склад в IZI: учёт товаров — как работает складской учёт в целом
• Отмена заказа в баре — как оформить возврат при отмене заказа с приготовленным товаром
• Маржа на баре: как считать и поднимать — как потери влияют на прибыльность бара