Чек-лист обучения администратора: 14 дней

Опубликовано: 2026-05-30 · Обновлено: 2026-06-20 (13 дней назад)· IZI Team

Чек-лист обучения администратора: 14 дней

Новый администратор без структурированной программы учится дольше и ошибается в тех же местах, что и все до него: не понимает разницы между игровым и бонусным балансом (баланс, который начисляется за пополнение и сгорает по правилам клуба), путается в X- и Z-отчётах, не знает что делать при расхождении в кассе. 14-дневная программа проводит его от первого входа в IZI CRM до уверенной самостоятельной работы. Первые 7 дней — фундамент: касса, зал, смены, клиенты. Вторые 7 — глубина: нештатные ситуации, передача смены, основы аналитики и настройки. На выходе сотрудник знает не только «как нажать», но и «почему именно так». Программа рассчитана на совмещение обучения с реальными сменами — большинство задач выполняются вживую, а не на учебных примерах.

Подготовка до первого дня

Перед тем как сотрудник войдёт в систему, сделайте три вещи:

Отправьте приглашение в IZI CRM и назначьте роль Кассир — инструкция по приглашению
Создайте технический аккаунт клиента (например, «Тест») для тренировочных операций без влияния на реальные данные
Назначьте наставника на первые 3 дня — опытного сотрудника, который будет рядом или на связи

Роль Кассира — намеренное ограничение. Она даёт всё необходимое для работы на стойке, но закрывает тарифы, аналитику и настройки клуба. Случайно сломать важное на этапе обучения невозможно.

Неделя 1: Фундамент (дни 1–7)

День 1 — Первый вход и ориентация в системе

Цель: сотрудник понимает структуру CRM и умеет в ней навигировать.

Показать вход в систему, смену пароля, структуру бокового меню
Объяснить основные разделы: касса / зал / клиенты / смены
Показать как найти клиента по номеру телефона в разделе Игроки
Объяснить разницу между Игровым балансом и Бонусным балансом клиента
Открыть смену вместе — раздел Смены → Открыть смену — детальная инструкция
Показать дашборд смены: метрики Выручка кассовым методом, Наличные, Банковские карты

Практика: провести тестовое пополнение баланса на технический аккаунт наличными.

День 2 — Зал и сессии

Цель: запуск и завершение сессии без ошибок.

Показать вид зала: какие ПК заняты, сколько времени осталось, статус сессии
Рассказать про раздел Тарифы при оформлении заказа: что такое группа тарифов, как тариф отображается в каталоге
Запустить тестовую сессию на свободном ПК на технический аккаунт
Завершить сессию вручную (через раздел Зал → карточка ПК → завершить)
Проверить что средства списались корректно с игрового баланса
Объяснить разницу: сессия завершается автоматически по времени или вручную администратором

Практика: самостоятельно запустить и завершить 3 тестовые сессии.

День 3 — Оплата и оформление заказов

Цель: принять оплату разными способами.

Оформить заказ через раздел Оформление заказа: выбор клиента → каталог (Тарифы / Товары / Комбо-наборы) → оплата
Принять оплату наличными и провести сдачу
Принять оплату банковской картой через терминал
Объяснить оплату с бонусного баланса: как применяется и когда ограничена (поле Максимальный процент бонуса в настройках тарифа)
Показать как отменить заказ бара и что происходит с остатками

Практика: самостоятельно провести 5 разных оплат на технический аккаунт.

День 4 — Клиенты: регистрация и баланс

Цель: уверенная работа с карточкой клиента.

Зарегистрировать нового клиента: поле Имя игрока, Телефон, Email
Пополнить игровой баланс: раздел Оформление заказа → пополнение
Показать колонки в списке игроков: Игровой баланс, Бонусный баланс, Отыгранное время, Последний визит
Найти клиента по телефону и имени — поле Поиск игроков…
Объяснить что значит «Гость» в разделе сессий — клиент без привязанного телефона

День 5 — Закрытие смены и X-отчёт

Цель: правильно закрыть смену и прочитать отчёт.

Перед закрытием: пересчитать наличные и сверить с показателем Наличные в дашборде смены
Провести промежуточный отчёт (Промежуточный отчёт в меню смены) — разобрать что в нём
Закрыть смену: Закрыть смену → проверить Итог по кассе и Общий итог
Объяснить разницу: Итог по кассе (наличные + карты, сверяется с ККМ) и Общий итог (включает оплату через приложение)
Разобрать X-отчёт: что значат строки Выручка кассовым методом, Вывод средств с баланса, Выручка методом начисления
Как читать X-отчёт подробно

День 6 — Инкассация и передача смены

Цель: понять когда и как проводить инкассацию, как правильно передать смену.

Объяснить когда проводится инкассация: если наличные в кассе превышают рабочий остаток — кнопка Инкассация в дашборде смены
Провести тестовую инкассацию — полная инструкция
Разобрать протокол передачи смены: касса, зал, инциденты, журнал — чек-лист передачи
Объяснить что фиксировать в журнале: остаток, открытые вопросы, проблемные клиенты

День 7 — Закрепление и самостоятельная смена

Цель: первая полностью самостоятельная смена под наблюдением.

Сотрудник самостоятельно открывает смену
Ведёт кассу и зал в штатном режиме
Самостоятельно закрывает смену и сдаёт отчёт
Наставник — только на телефоне, не рядом
После смены: разбор что было непонятно или пошло не так

Критерий перехода ко второй неделе: сотрудник провёл смену самостоятельно без критических ошибок в кассе.

Неделя 2: Глубина (дни 8–14)

День 8 — Нештатные ситуации: касса

Цель: знать что делать когда что-то пошло не так.

ПК завис, сессия не закрывается — как завершить вручную через раздел Зал
Расхождение в кассе — как зафиксировать в журнале передачи, кому сообщить — разбор расхождений
Принтер не печатает чек — что делать: проверить подключение, перезапустить, отложить распечатку
Клиент просит возврат — операция Возврат в финансовых операциях: когда доступна Кассиру, когда нужен Администратор

День 9 — Нештатные ситуации: клиенты и зал

Клиент пришёл без регистрации — создать гостевую сессию или зарегистрировать
Клиент хочет перейти на другой ПК — операция перевода сессии в разделе Зал — инструкция
Время истекает, клиент хочет продлить — операция продления сессии — инструкция
Клиент конфликтует — правила клуба: что в полномочиях администратора, что эскалируется владельцу
Системная ошибка или недоступность CRM — контакты поддержки IZI в разделе Настройки → Поддержка

День 10 — Бронирование

Цель: принять и обработать бронь.

Показать раздел Бронирование: список броней, статусы
Создать тестовую бронь: выбор ПК, клиента, времени
Что значит автоматическое уведомление клиента при брони
Как обработать неявку (клиент не пришёл) — инструкция
Как отменить бронь и что происходит с балансом клиента

День 11 — Основы аналитики (роль Администратор)

К этому дню сотрудник переводится в роль Администратор (если ещё не переведён).

Показать раздел Аналитика: разделы Ключевые показатели, Клиенты, Способы оплаты, KPI
Объяснить метрики дашборда: Сессии, Новые клиенты, Повторные клиенты, Средний чек, ARPU
Показать Отчёт по сменам: как найти свои смены, что значат колонки
Показать Отчёт по сессиям: фильтры по дате, клиенту, статусу

День 12 — Тарифы и настройки (обзорно)

Цель: понимать структуру тарифов, не обязательно уметь их создавать.

Раздел Тарифы: список тарифов, группы тарифов, статус (активен / в архиве)
Открыть карточку тарифа: поля Название тарифа, Группа тарифов, Политика возврата (Сохранять остаток / Возвращать на бонус / Сжигать остаток)
Объяснить что значит Расписание тарифа: ограничение по времени использования
Раздел Настройки клуба: что здесь есть, что можно менять Администратору

День 13 — Сложные операции

Ручная корректировка баланса клиента (Начисление игрового баланса / Списание игрового баланса) — когда применяется
Операция Начисление бонусного баланса — отличие от пополнения через кассу
Как заблокировать клиента и когда это делается
Отчёт по подозрительной активности в аналитике — что там отображается
Приглашение нового сотрудника: раздел Настройки → Сотрудники — инструкция

День 14 — Итоговая проверка

Сотрудник самостоятельно проходит практический зачёт:

Задача	Критерий сдачи
Открыть смену	Сделал самостоятельно, ввёл разменный фонд
Найти и пополнить баланс клиента	Нашёл по телефону, провёл пополнение наличными
Запустить сессию по тарифу	Выбрал тариф, запустил сессию, сессия отображается в зале
Принять оплату бонусами	Применил бонусный баланс при оплате
Обработать возврат	Провёл возврат или корректно объяснил почему нужен Администратор
Закрыть смену с X-отчётом	Сверил кассу, закрыл смену, объяснил основные строки отчёта
Ответить на вопрос по нештатной ситуации	Назвал правильный алгоритм по одной из разобранных ситуаций

После программы обучения

Программа заканчивается — регулярная работа только начинается.

Первый месяц после обучения:

Проверяйте X-отчёт каждой смены нового сотрудника в разделе Аналитика → Отчёт по сменам
При расхождениях — разбирайте вместе, не просто фиксируйте
Оставайтесь доступны по телефону в первые 2 недели самостоятельной работы

Через 30 дней:

Проведите разговор: что непонятно, что мешает работать, каких ситуаций избегает
Оцените метрики: средний чек смены, количество расхождений в кассе — метрики KPI администратора

Что дальше

Онбординг нового администратора: чек-лист первого дня — быстрый старт до этой программы
Передача смены: что проверить — протокол на каждую смену
Роль «Кассир» в IZI и «Администратор» — подробно про права и ограничения

Частые вопросы

Сколько времени реально занимает обучение нового администратора?

При структурированном подходе — 14 рабочих дней до полной самостоятельности. Первая неделя: касса, зал, смены. Вторая: нештатные ситуации, клиенты, основы аналитики. Без программы обучение растягивается до 4–6 недель методом проб и ошибок.

Какую роль давать новому сотруднику в первые дни?

Начинайте с роли «Кассир» — она даёт доступ к кассе, залу и смене, но закрывает настройки, тарифы и аналитику. После уверенной работы (обычно 3–5 смен) переводите в «Администратор». Это снижает риск случайных изменений на период обучения.

Когда переводить в роль Администратор?

Когда сотрудник без подсказок: открывает и закрывает смену, работает с X-отчётом, запускает и завершает сессии, принимает оплату разными способами, обрабатывает возврат. Обычно это 3–5 смен при активном наставничестве.

Нужен ли физический наставник рядом всё время?

В первые 2–3 дня — да, рядом. Дальше достаточно дежурить на телефоне: сотрудник работает сам, вы доступны для вопросов. Чек-листы и этот план заменяют часть наставничества — новый сотрудник видит что делать на каждый день.

Что делать если сотрудник не справляется к концу 14 дней?

Нормально, если нештатные ситуации ещё вызывают вопросы — они приходят с опытом. Если базовые операции (смена, касса, зал) не отработаны — разберите где конкретно застрял. Чаще всего проблема в нехватке практики, а не в сложности системы.

Как проверить прогресс без постоянного наблюдения?

В IZI CRM — раздел «Аналитика → Отчёт по сменам»: видны смены конкретного сотрудника, выручка, количество сессий и заказов. Плюс X-отчёт каждой смены — смотрите на расхождения в кассе и аномальные отмены.

Должен ли администратор знать тарифы наизусть?

Нет — знать их все наизусть не нужно. Важно понимать принцип: как тариф отображается в разделе «Тарифы» при оформлении заказа, чем отличаются группы тарифов, что значит «Сохранять остаток» и «Возвращать на бонус» в политике тарифа.

Нужно ли обучать работе со складом с первого дня?

Нет. Склад — функция Администратора, а не Кассира. Обучайте ей на второй неделе и только если сотрудник будет принимать приходные накладные или делать инвентаризацию. Для большинства кассиров эти функции не нужны.

Как ускорить обучение без снижения качества?

Максимальная практика с первого дня: не объясняйте в теории — запускайте тестовые сессии на технический аккаунт клиента. Ошибки в тренировочном режиме безопаснее и запоминаются лучше инструкции. Чек-листы оставляйте распечатанными рядом с кассой на первую неделю.

Что если администратор забыл закрыть смену?

IZI CRM позволяет закрыть смену задним числом — нужен доступ Администратора или Владельца. Смена без закрытия ведёт к некорректному X-отчёту следующего дня. Это стандартная нештатная ситуация, которую разбирают на неделе 2.