Передача смены: что проверить

Передача смены: что проверить

Передача смены — момент наибольшего риска: уходящий администратор знает текущее состояние зала, приходящий — нет. Без структурированной процедуры теряются деньги в кассе, незакрытые ситуации с клиентами и инциденты, которые нужно эскалировать.

Цель передачи смены: следующий администратор получает полную картину и может работать самостоятельно с первой минуты.

Что проверить уходящему администратору

Касса и финансы

• Пересчитать наличные в кассе и сверить с остатком в X-отчёте смены
• Если есть расхождение — зафиксировать сейчас, не оставлять следующему
• Провести инкассацию если сумма превышает рабочий остаток — инструкция
• Убедиться что все транзакции проведены: нет «висящих» оплат или незакрытых заказов бара

Зал и сессии

• Убедиться что нет клиентов с истекающим временем (проверить в разделе «Зал»)
• Предупредить приходящего об активных бронях ближайших 2 часов
• Передать информацию о любых нестандартных сессиях: корпоративные, групповые, турнирные

Оборудование

• Проверить что все ПК в рабочем состоянии — нет «зависших» машин
• Принтер чеков работает, бумага есть
• Кассовый ящик закрывается и открывается нормально

Инциденты и открытые вопросы

• Передать информацию о проблемных клиентах за смену (конфликты, долги, подозрительное поведение)
• Сообщить о технических неисправностях, которые не удалось устранить
• Передать любые вопросы, требующие решения владельца или Администратора

Что проверить приходящему администратору

• Принять наличные, пересчитать и подтвердить остаток
• Открыть раздел «Зал» и просмотреть текущие сессии: кто, сколько времени осталось
• Прочитать заметки от предыдущей смены
• Убедиться, что принтер и касса работают — провести тестовую печать чека

Журнал передачи смены

Физический или цифровой журнал — обязательный инструмент. Минимальный формат записи:

Дата/время: ___
Сдал: ___ / Принял: ___
Остаток в кассе: ___ (совпадает / расхождение ___)
Открытые вопросы: ___
Подписи: ___

Журнал хранится минимум 30 дней. При разборе инцидентов это первый источник информации.

Что дальше

• Открытие смены — как открыть смену в IZI CRM.
• Закрытие смены и X-отчёт — что делать при завершении смены.
• X-отчёт смены: что значат поля — как читать отчёт.
• Инкассация — когда и как проводить.