Протокол передачи смены между администраторами

Протокол передачи смены между администраторами

Передача смены — не «пришёл новый, ушёл старый». Это структурированная процедура, которая гарантирует: следующий администратор знает всё необходимое и готов к работе с первой минуты.

Стандартный протокол (15–20 минут)

За 30 минут до конца смены

Уходящий администратор:

• Завершает текущие операции (принять оплату, оформить заказы бара)
• Пересчитывает наличные в ящике
• Формирует X-отчёт и сверяет расчётный остаток с фактическим
• Если нужна инкассация — проводит её до прихода следующего
• Готовит список открытых вопросов для передачи

В момент передачи (оба администратора присутствуют)

Финансовая сверка:

• Уходящий показывает X-отчёт и называет расчётный остаток наличных
• Принимающий пересчитывает ящик физически и подтверждает сумму
• При расхождении — немедленно разбираются вместе, не откладывают

Зал и сессии:

• Уходящий открывает вкладку «Зал» и объясняет текущую ситуацию: кто играет, сколько времени осталось у каждого клиента
• Сообщает о ближайших бронях (на ближайшие 2 часа)
• Предупреждает о клиентах с особым статусом (VIP, долг, конфликт в прошлом)

Оборудование и техника:

• Краткий статус оборудования: что работало без нареканий, что барахлит
• Если есть неисправный ПК — передать информацию, создан ли тикет в поддержку

Открытые вопросы:

• Любые ситуации, которые не закрыты: клиент должен вернуться, спорный момент с оплатой, вопрос к владельцу

Документирование:

• Оба заполняют журнал передачи смены (подписи)
• Уходящий закрывает смену в IZI — инструкция
• Принимающий открывает свою смену — инструкция

Шаблон журнала передачи смены

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
ПЕРЕДАЧА СМЕНЫ
Дата: __________ Время: __________
Сдал: ________________________
Принял: ______________________

КАССА
Наличных в ящике: __________
Расчётный остаток по X-отчёту: __________
Расхождение: __________ Причина: _______________

ЗАЛ
Активных сессий при передаче: __________
Ближайшие брони: ___________________________

ОБОРУДОВАНИЕ
Неисправности: ___________________________

ОТКРЫТЫЕ ВОПРОСЫ
___________________________________________
___________________________________________

Подпись сдавшего: __________
Подпись принявшего: __________
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

Минимальная передача (без перекрытия смен)

Если нет возможности встретиться лично — уходящий оставляет письменную заметку по шаблону выше и отправляет принимающему в мессенджер или кладёт на стойке. Устная передача без записи — не допускается.

Что дальше

• Открытие смены — как открыть смену в IZI.
• Закрытие смены — финальные шаги перед уходом.
• Расхождение в смене — если суммы не сошлись при передаче.
• Онбординг нового администратора — как обучить сотрудника протоколу.